Perguntas Frequentes
PERGUNTAS E RESPOSTAS – SISTEMA SIM – EXTRAJUDICIAL ELETRÔNICO
01) Quem são os usuários do Sistema SIM?
Os usuários do SIM são os servidores e Membros do Ministério Público. Terceirizados e estagiários podem ter acesso ao SIM desde que solicitado seu acesso pelo chefe da unidade ministerial.
02) Qual o login e senha de usuário do SIM?
É o mesmo login e senha utilizados para acessar a rede do MPPE .
03) Como é o acesso ao SIM?
Através do endereço eletrônico “https://sim.mppe.mp.br”. O ícone para acesso ao SIM também estará disponível para usuários internos na intranet do MPPE, na área de serviços e sistemas.
04) Como o sistema funciona?
O sistema SIM funciona orientado por tarefas e foi desenhado a partir de fluxos de trabalho previamente estabelecidos, tornando a sua utilização mais prática e diminuindo, assim, a quantidade de decisões tomadas pelo usuário.
05) Como se dá a assinatura eletrônica no SIM?
A assinatura eletrônica no SIM se dá por meio do login e senha do usuário.
06) Todos os usuários têm assinatura eletrônica? Como funciona?
Todos os Membros e servidores do MPPE têm assinatura eletrônica, bastando informar seu login e a senha de rede.
07) Como os usuários externos irão assinar os documentos no SIM?
O documento deverá ser impresso, assinado manuscritamente, digitalizado e inserido no SIM.
08) Há modelos padronizados de documentos?
Sim. O sistema SIM já disponibiliza modelos padronizados de todas as peças a serem geradas pelo usuário, sendo opcional a sua utilização.
09) Posso criar meus próprios modelos?
Sim. Caso o usuário entenda necessário, poderá inserir no sistema SIM o seu próprio documento e salvá-lo como modelo padrão.
10) As datas dos documentos eletrônicos podem ser alteradas?
Não. A data gerada no documento é elaborada automaticamente pelo sistema.
11) Posso inserir documentos em procedimentos em trâmite em outra unidade ministerial (outra Promotoria, por exemplo)?
Não, o procedimento só poderá ser movimentado dentro da unidade administrativa na qual foi cadastrado.
12) Os procedimentos arquivados podem ser acessados no SIM?
Sim, na tela inicial, o usuário deverá clicar em “procedimentos”, e na tela sequenciada, no lado direito da tela, em “avançado”. Em seguida, escolher a opção “arquivado” dentro do filtro “Status”.
TRANSIÇÃO: SIM X ARQUIMEDES
01) Os procedimentos em andamento no Arquimedes serão inseridos no SIM?
Até ulterior deliberação em contrário, não haverá migração dos procedimentos em andamento. A princípio, o usuário deve ter em mente que “o que nasceu no Arquimedes irá morrer no Arquimedes”.
02) Irei converter uma Notícia de Fato que tramita no Arquimedes em Inquérito Civil, devo registrá-la no Arquimedes ou no Sistema SIM?
No sistema Arquimedes. Até ulterior deliberação, não haverá migração de dados entre os sistemas.
03) Posso eliminar os documentos e processos que foram digitalizados?
Não. Recomenda-se que os documentos originais sejam guardados em pasta própria. Ressalta-se a importância do registro de sua existência no sistema SIM.
04) Um procedimento pode ser metade eletrônico e metade físico?
Não. Tudo do procedimento deve estar registrado no SIM. O que pode acontecer a necessidade de guardar alguns documentos físicos após o registro no SIM.
05) O que ocorrerá com o Arquimedes?
A tendência é que, no futuro, o sistema Arquimedes sirva apenas como base de dados para consulta. Atualmente, os feitos judiciais ainda continuarão tramitando pelo sistema Arquimedes.
SISTEMA SIM
01) O que é o SIM?
O Sistema de Informações Ministeriais (SIM) é a ferramenta que consolida numa única plataforma todas as informações resultantes das atividades relacionadas aos procedimentos extrajudiciais realizados pelas Promotorias e Procuradorias de Justiça de Pernambuco.
02) Como acessar o sistema?
O acesso ao sistema será através do site “https://sim.mppe.mp.br”.
03) Posso utilizar qualquer navegador para acessar o SIM?
Sim, todavia recomenda-se o uso do navegador Google Chrome (o SIM pode conter recursos que não são totalmente compatíveis com os demais navegadores).
04) O que é a taxonomia?
A taxonomia constitui a padronização da terminologia de Classes, Assuntos, Atividades não-procedimentais e Movimentos conforme definição dada pelo Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP). Sua proposta central é a integração das várias unidades dos Ministérios Públicos, bem como visa facilitar o fluxo de informações e acesso aos trabalhos realizados pelas unidades. Isto significa que a taxonomia existe em âmbito nacional, não apenas no MPPE, e não pode ser alterada ou suprimida sem a anuência prévia e expressa do CNMP.
05) O que tramitará pelo SIM?
No SIM, irão tramitar todos os procedimentos extrajudiciais, sendo eles: Notícia de Fato, Procedimento Preparatório, Procedimento Administrativo, Inquérito Civil, a Carta Precatória Ministerial e o Procedimento Investigatório Criminal (PIC), incluindo todos os documentos a eles vinculados como, por exemplo, a realização de audiência pública, recomendação, termo de ajustamento de conduta.
06) Como vincular um documento a um procedimento já existente no sistema?
No SIM, existem dois caminhos para vincular um documento a um procedimento já existente:
01 - De imediato, o usuário, através da numeração, deverá localizar o procedimento, o qual deseja fazer a inserção do documento novo. Localizado o procedimento, ele deverá clicar em “diligências” e, na parte inferior da tela clicar em “Juntar Informação/Docs”, e, seguir as tarefas que serão desencadeadas para a finalização da inclusão do documento.
Por fim, deve-se clicar em “Acrescentar arquivo” e carregar o documento correspondente que deverá estar salvo em formato pdf;
02 - Outro caminho possível seria na página inicial clicar em “receber documentos”, seguir o fluxo subsequenciado para a inserção do documento. Assim, após a execução da tarefa de “Realizar Triagem Documento”, você deverá clicar no campo “Fato novo relativo a procedimento já existente” e inserir o número do procedimento ao qual o documento será anexado.
07) Como excluir um documento no SIM?
O usuário não tem autonomia para excluir documento no SIM. Você deverá abrir um chamado no citsmart e solicitar a exclusão do documento.
08) É possível desentranhar e/ou desmembrar um documento dos autos de um procedimento?
Sim, o servidor poderá certificar o ato de desentranhamento/desmembramento nos autos do procedimento.
09) Como funcionam os prazos no SIM?
Os prazos cadastrados no SIM, independentes do seu tipo, são vinculados aos seus respectivos procedimentos. Não é levado em consideração o perfil ou a unidade administrativa que o cadastrou. De modo que, caso o procedimento seja redistribuído ou remetido a outra unidade administrativa, os prazos em aberto continuaram vigentes e passam para a responsabilidade da nova Promotoria ou Procuradoria de Justiça.
Há dois tipos de prazos contabilizados pelo sistema:
a) prazos estipulados pelos usuários: como os prazos de resposta de ofício ou diligências, etc; e
b) prazos impostos pelo SIM, consoante legislação específica: classificados como de controle obrigatório, como os prazos dos procedimentos em espécie, notícia de fato, procedimento preparatório, e etc.
10) Quais Classes possuem prazos controlados pelo SIM (controle obrigatório)?
Notícia de Fato - 30 dias - Prorrogação: 01 vez por até 90 dias
Procedimento Preparatório - 90 dias - Prorrogação: 01 vez
Inquérito Civil - 365 dias - Prorrogação: Ilimitada
Procedimento Investigatório Criminal (PIC-MP) - 30 dias quantas vezes forem necessárias, por 90 dias, desde que fundamentada
Procedimento Administrativo - 365 dias - Prorrogação: Ilimitada
11) Todo prazo deve ser encerrado no SIM?
Sim, caso este encerramento não seja efetuado, o sistema considera que o mesmo não está concluído, ou seja, permanecerá em aberto, demarcado em cor vermelha.
12) Como prorrogar um prazo após vencido?
Estando vencido um prazo de controle obrigatório, o Sistema SIM emitirá um alerta, que será exibido para todos os perfis da respectiva unidade administrativa, na qual tramita o procedimento e alterará para a cor vermelha o ícone do procedimento. Todavia, somente o perfil GABINETE, está habilitado na tarefa de “ANALISAR PROCEDIMENTO” e poderá prorrogá-lo. Neste caso, o usuário será informado sobre a necessidade de prorrogação ou conversão do Procedimento, e sobre os dias que ultrapassaram o prazo vencido. O Sistema lhe dará acesso a algumas das funcionalidades possíveis relacionadas ao tipo de procedimento a ser prorrogado, como por exemplo: a instauração de Procedimento Preparatório, ajuizamento de ação, aditamento de Portaria ou Promoção de Arquivamento com remessa ao CSMP. As demais funcionalidades como despacho, declinação de atribuição, remessa a órgão externo, dentre outras, ficarão indisponíveis. Já os prazos estipulados pelo usuário, estes serão os responsáveis pelo acompanhamento e encerramento pelo Sistema. O SIM permanecerá informando como prazo aberto (com tarja em vermelho) enquanto não concluída a “TAREFA”.
13) Como transformar uma notícia de fato (NF) em um procedimento preparatório (PP)?
Após registrada a Notícia de fato, o usuário deverá clicar em “Analisar procedimento” e clicar no item “Instaurar Procedimento Investigatório – Portaria (com possibilidade de diligências)” e selecionar a opção de modelo “Procedimento Preparatório”.
Deverá abrir a portaria de instauração, e, no momento que tornar a minuta definitiva, a notícia de fato é automaticamente convertida em Procedimento Preparatório.
14) É possível instaurar um IC a partir do recebimento de um documento?
Sim. Ao receber um documento, o perfil de secretaria, se for o caso, deverá encaminhar para “análise para o gabinete”, que poderá, de pronto, instaurar procedimento investigatório e na classe do procedimento optará por Inquérito Civil. Assim, automaticamente o recebimento de documento se transformará em IC.
15) Como proceder se fizer uma juntada equivocada nos autos?
Caso o usuário perceba que fez uma juntada equivocada de um documento, ele deverá certificar o equívoco, nos autos do procedimento, e desentranhar os documentos dos autos.
16) Cumpri a diligência e quero anexar o ofício “com o recebido”, como devo proceder?
De início, você deverá localizar o procedimento por meio do campo “pesquisa”. Localizado o procedimento, você deverá clicar em “Juntar Informações/Docs” e acrescentar o documento em formato pdf.
17)Qual o tamanho e o formato dos arquivos que posso anexar no SIM?
Não existe limite de tamanho de arquivo no SIM.
18) Posso inserir no SIM documentos eletrônicos recebidos por e-mail?
Sim.
19) Como localizar o procedimento no sistema?
O usuário, na tela inicial, deverá clicar em “Procedimentos” e no campo de “pesquisa rápida” digitar o número do procedimento. Caso não saiba número do procedimento, o usuário deverá utilizar o recurso da “pesquisa avançada”, clicando em “avançado” e preenchendo os campos necessários.
20) Instaurei uma NF duplicada, como proceder?
Caso o usuário instaure uma notícia de fato em duplicidade deverá certificar nos autos, e, promover o arquivamento da mais recente, informando que já existe uma demanda idêntica, versando sobre a mesma matéria.
21) Como inserir no sistema que a diligência foi frustrada?
Quando a tarefa de encaminhar um ofício, por exemplo, é criada fica aparecendo como pendente a tarefa de “Cumprimento de diligência”. Caso a diligência seja frustrada, o usuário deverá clicar em “cumprimento de diligência” e informar que o resultado do cumprimento foi “negativo”, e inserir no campo específico a justificativa do não cumprimento da diligência. A secretaria deverá preencher o campo de informação com o motivo do não cumprimento, cabendo ao gabinete avaliar a necessidade ou não da reiteração da diligência.
22) Como remarcar uma audiência?
Após localizado o procedimento, no qual o usuário agendou a audiência, ele deverá clicar no item “realizar audiência” e depois em ”remarcar audiência” consignando a nova data e horário da audiência, bem como informando se vai ser necessário realizar novas notificações às partes.
23) Como excluir a marcação de uma audiência?
Após localizado o procedimento, no qual o usuário agendou a audiência, ele deverá clicar no item “realizar audiência” e posteriormente em ”desmarcar audiência” clicando, então, em “concluir”. A audiência será automaticamente cancelada.
24) Como retorno para a página anterior?
Para retornar à página anterior, basta clicar em “retornar” na parte inferior direita da tela ou, ainda, na seta localizada na parte superior esquerda da tela.
25) O que se deve entender por classificação de acesso: “ostensivo”, “reservado”, “secreto”, “ultrassecreto” e “informação pessoal”?
A Lei nº 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação - LAI, regulamenta o direito, previsto na Constituição, de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e Poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas. É a LAI que estipula a classificação de acesso conforme o grau de sigilo em: ostensivo, reservado, secreto, ultrassecreto e informação pessoal. As informações classificadas conforme o grau de sigilo estipulado pela LAI são informações públicas cuja divulgação indiscriminada possa colocar em risco a segurança da sociedade ou do Estado. De acordo com o art. 24, § 5°, da Lei de Acesso, para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação, e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados: a) a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e b) o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.
26) Como faço para visualizar as tarefas que preciso realizar em um dia específico?
O usuário deverá clicar no dia desejado localizado no calendário (na lateral inferior esquerda da tela inicial) e serão exibidas todas as tarefas e audiências que, eventualmente, estejam marcadas para aquela data.
27) Preciso comunicar ao CAOP a instauração de um procedimento no SIM?
De acordo com o art. 16, § 2º, da Resolução CSMP º 03/2019, de 28 de fevereiro de 2019, apenas a instauração de Inquérito Civil (IC) ou conversão em Inquérito Civil precisará ser comunicada ao CAOP respectivo.
28) O usuário poderá instaurar um Procedimento Preparatório (PP) diretamente ou antes é necessário registrar como notícia de fato?
O Membro poderá instaurar diretamente o Procedimento Preparatório, sem necessidade prévia de registro de Notícia de Fato.
29) Se eu não desejar utilizar o modelo de peças padrão do Sistema, tem como já deixar salvo o meu modelo para elaboração de peças em outro momento?
Sim. Basta no momento em que aparecer a peça padrão, após criado o próprio modelo, clicar no item localizado na parte superior esquerda da tela "salvar modelos" e a peça ficará salva na pasta do usuário para utilização em outro momento.
30) Se na minha Promotoria houver um Procedimento Administrativo (PA) com várias partes e eu desejar desmembrá-lo, isso será possível?
Sim. É possível desmembrar um PA em outros, basta clicar na opção "desmembrar" e marcar o documento que quer desmembrar e será gerado um novo procedimento.
31) As peças do SIM, quando o usuário desejar propor uma Ação Civil Pública (ACP), irão migrar diretamente para o PJe?
Enquanto não houver integração entre os sistemas PJe e SIM - MPPE, caberá ao Membro ministerial realizar o download das peças do procedimento ou Inquérito Civil (IC) que deseje instruir a peça inicial para ingressar com a ACP e fazer o peticionamento eletrônico junto ao Sistema PJe.
32) Posso atribuir a um servidor uma tarefa específica em um procedimento do SIM?
Sim.
33) Não consigo realizar nenhuma movimentação em um procedimento que já está cadastrado. O que está acontecendo?
De imediato, o usuário deve conferir se o procedimento tramita na unidade administrativa na qual está logado. Caso a unidade administrativa esteja selecionada de modo correto, então provavelmente há uma movimentação em aberto para ser executada por outro perfil, por exemplo, pelo Membro (perfil de Gabinete), a qual o servidor não tem acesso. Então, o servidor (perfil de Cartório) deverá aguardar a conclusão das tarefas afetas ao Promotor, para que possa realizar uma nova movimentação no Procedimento. Caso não haja nenhuma movimentação em aberto, o usuário deverá abrir um chamado no citsmart.
34) Os procedimentos eleitorais tramitarão pelo SIM?
Não, atualmente não existe fluxo para os feitos eleitorais no SIM.
35) As habilitações de casamento tramitarão pelo SIM?
Sim.
36) Como será o cadastro das partes no SIM?
O usuário deverá cadastrar as partes no SIM sempre que for a primeira vez que a parte (pessoa física ou pessoa jurídica) ainda não constar no banco de dados único de sujeitos.
37) Como será feito a distribuição dos procedimentos no SIM? Poderá haver redistribuição?
O SIM distribuirá, de maneira equitativa, os procedimentos entre os Membros de determinada Promotoria que possuem atribuições idênticas quanto à matéria. É importante que você saiba que o SIM fará a compensação da distribuição de forma mensal. Então, é possível que dois procedimentos seguidos sejam distribuídos para um mesmo Promotor de Justiça, mas ao longo tempo haverá compensação a fim de garantir o equilíbrio da distribuição.
38) Sou Promotor de Justiça e mudei/fui designado/removido para atuar em uma nova Comarca/Promotoria mas não tenho acesso ainda à nova unidade administrativa. O que devo fazer?
A designação dos Membros e servidores no Sistema SIM é feita de forma automática, no momento em que é publicada a Portaria no DOE, e o sistema Arquimedes é alimentado.
39) Caso o sistema esteja “fora do ar” (indisponível), como será feito o controle dos prazos que se encerram naquele dia? O sistema admite atuação retroativa?
O sistema SIM não admite atuação retroativa. Em havendo indisponibilidade do sistema, prorroga-se os prazos para o primeiro dia útil subsequente ao retorno da estabilidade do sistema, devendo ser certificado nos autos digitais a ocorrência.
40) Como farei para encaminhar o procedimento a um órgão externo?
Deverá ser priorizado o encaminhamento dos autos em formato eletrônico. Todavia, em não sendo possível, o procedimento será impresso e encaminhado fisicamente.
41) Documentos com mais de 200 páginas serão digitalizados?
A viabilidade da digitalização de documentos de grande volume ficará a critério de cada Promotoria de Justiça.
42) O registro dos procedimentos do SIM serão acessados pelo público externo?
Sim, por meio do portal da transparência, salvo os procedimentos sigilosos.
43) É possível cancelar a tramitação de um procedimento depois de tê-lo encaminhado para outra unidade administrativa ou órgão externo?
Não, após encaminhar o procedimento, o usuário não conseguirá atuar nele. Então, você deverá abrir um chamado no citsmart e relatar a situação.
44) As Procuradorias Cíveis e os Juizados Especiais usarão o SIM?
Sim.
45) Existe a possibilidade do SIM atuar independente de um procedimento?
Não, já que o sistema está todo parametrizado por fluxos de trabalho, o usuário não poderá atuar independente das funcionalidades colocadas à sua disposição.
46) Posso expedir uma recomendação pelo SIM sem que haja um prévio procedimento instaurado?
Não. A recomendação só poderá ser expedida nos autos do Inquérito Civil (IC), do Procedimento Administrativo (PA) ou Procedimento Preparatório (PP), objetivando o respeito e a efetividade dos direitos e interesses que lhe incumba defender e, sendo o caso, a edição ou alteração de normas.
47) Caso eu precise remeter o procedimento para outra Promotoria precisarei encaminhar os documentos físicos, acaso existentes?
Quando o procedimento for remetido para outra Promotoria, em caráter definitivo, os documentos originais e objetos referentes a ele também deverão ser enviados para a Promotoria de Justiça destinatária. Assim, a guarda e o gerenciamento da documentação caberão ao novo responsável pelo procedimento. Você poderá abrir um processo no SEI (sistema de protocolo) para encaminhar o acervo físico.
48) Como emitir um relatório no SIM?
O usuário deve clicar em “Procedimentos” (menu do lado esquerdo) e, na tela sequenciado, abaixo da palavra “relatório” (lado direito), o usuário deverá clicar em “emitir”, seguindo o passo a passo sequenciado.