Todos os procedimentos extrajudiciais que tramitarão na Promotoria de Justiça.
É interessante que você leia a Resolução do CSMP nº 003/2019 (publicada no DOE em 28/02/2019), a Resolução CPJ nº 002/2018 (publicada no DOE em 27/04/2018) e a Resolução PGJ nº 001/2020 (republicada no DOE em 14/01/2020). Iremos conceituar alguns destes procedimentos, ressaltando que o rol aqui detalhado é meramente exemplificativo:
1. Notícia de Fato: É qualquer demanda dirigida aos órgãos da atividade-fim do MP, submetida à apreciação das Procuradorias e Promotorias de Justiça, de atribuições das respectivas áreas de atuação, que ainda não tenham gerado um feito interno, podendo ser formulado presencialmente ou não, entendendo-se como tal a realização de atendimentos, o recebimento de notícias, documentos ou representações.
Qual prazo da Notícia de Fato (NF)?
A Notícia de Fato deverá ser apreciada no prazo de 30 (trinta) dias, a contar do seu recebimento, prorrogável uma vez, fundamentadamente, por até 90 (noventa) dias. O Promotor de Justiça, verificando que o fato requer apuração ou acompanhamento, ou vencido o prazo da Notícia de Fato, instaurará o procedimento próprio.
2. Procedimento Preparatório: É um procedimento formal, que antecede o Inquérito Civil, que tem por objetivo apurar elementos para identificação dos investigados ou delimitação do objeto. (arts. 6º e 7º da Lei nº 7.347/85 e art. 17 da RES-CSMP nº 003/2019).
Qual prazo do Procedimento Preparatório (PP)?
O procedimento preparatório deverá ser concluído no prazo de 90 (noventa) dias, prorrogável por igual prazo, uma única vez, em caso de motivo justificável. Vencido este prazo, o Membro do Ministério Público promoverá seu arquivamento, ingressará com a medida judicial ou o converterá em inquérito civil.
3. Procedimento Administrativo: É o procedimento destinado ao acompanhamento de fiscalizações, de cunho permanente ou não, de fatos e instituições e de políticas públicas e demais procedimentos não sujeitos a inquérito civil, instaurado pelo Ministério Público, que não tenham o caráter de investigação cível ou criminal de determinada pessoa (exceto o artigo 8º, inciso III, da Resolução CSMP nº 003/2019), em função de um ilícito específico.
O procedimento administrativo é o instrumento próprio da atividade-fim destinado a:
Qual prazo do Procedimento Administrativo (PA)?
O procedimento administrativo deverá ser concluído no prazo de 01 (um) ano, prorrogável pelo mesmo prazo e quantas vezes forem necessárias, por decisão fundamentada, à vista da imprescindibilidade da realização de outros atos. Se no curso do procedimento administrativo surgirem fatos que demandem apuração criminal ou sejam voltados para a tutela dos interesses ou direitos difusos, coletivos ou individuais homogêneos, o membro do Ministério Público deverá instaurar o procedimento de investigação pertinente ou encaminhar a notícia do fato e os elementos de informação ao órgão que tiver atribuição.
4. Inquérito Civil: Conforme a Resolução do CSMP nº 003/2019, o inquérito civil é um procedimento de natureza administrativa, unilateral e facultativa, no qual são reunidos oficialmente os documentos produzidos no decurso de uma investigação destinada a constatar desrespeito a direitos constitucionalmente assegurados ao cidadão, dano ao patrimônio público ou social ou a direitos difusos, coletivos e individuais indisponíveis (CF, art. 127, caput, e 129, incisos II e III).
Qual do prazo do Inquérito Civil (IC)?
O Inquérito Civil deverá ser concluído no prazo de 01 (um) ano, prorrogável pelo mesmo prazo e quantas vezes forem necessárias, por decisão fundamentada de seu presidente, à vista da imprescindibilidade da realização ou conclusão de diligências, cientificando-se o CSMP e registrando-se no sistema informatizado de controle.
5. Carta Precatória Ministerial: É a forma de comunicação realizada entre um Promotor de Justiça de uma comarca e um Promotor de Justiça de outra comarca, a fim de que este último, chamado deprecado, cumpra ou execute os atos necessários ao andamento do feito. É uma forma de colaboração entre promotorias, visando o cumprimento dos atos ministeriais.
6. Procedimento Investigatório Criminal: O Procedimento Investigatório Criminal é instrumento de natureza administrativa e inquisitorial, instaurado e presidido pelo Membro do Ministério Público com atribuição criminal, e terá como finalidade apurar a ocorrência de infrações penais de natureza pública, servindo como preparação e embasamento para o juízo de propositura, ou não, da respectiva ação penal.
O procedimento investigatório criminal não é condição de procedibilidade ou pressuposto processual para o ajuizamento de ação penal e não exclui a possibilidade de formalização de investigação por outros órgãos legitimados da Administração Pública.
7. Audiência Pública: O órgão de execução do Ministério Público poderá convocar audiências públicas para auxiliar nos procedimentos sob sua responsabilidade e na identificação das variadas demandas sociais, que exijam a instauração de procedimento, para elaboração e execução de Planos de Ação e Projetos Estratégicos Institucionais ou para prestação de contas de atividades desenvolvidas.
8. Recomendação: O Ministério Público, de ofício ou mediante provocação, nos autos de Inquérito Civil, de Procedimento Administrativo ou Procedimento Preparatório, poderá expedir recomendação objetivando o respeito e a efetividade dos direitos e interesses que lhe incumba defender e, sendo o caso, a edição ou alteração de normas.
A recomendação é instrumento de atuação extrajudicial do Ministério Público por intermédio do qual este expõe, em ato formal, razões fáticas e jurídicas sobre determinada questão, com o objetivo de persuadir o destinatário a praticar ou deixar de praticar determinados atos em benefício da melhoria dos serviços públicos e de relevância pública ou do respeito aos interesses, direitos e bens defendidos pela instituição, atuando, assim, como instrumento de prevenção de responsabilidades ou correção de condutas.
Observação: É interessante que você guarde em uma pasta própria do procedimento todos os documentos físicos originais que forem inseridos no SIM. Por exemplo: termo de declaração assinado pela parte, TAC assinado pela parte, documento recebido na Promotoria de Justiça, resposta de diligência, etc.
O SIM utiliza o conceito de unidade administrativa, que nada mais é que o “grupo ofício” do sistema Arquimedes. E dentro de cada unidade administrativa, você encontrará os perfis, que são grupos de acesso ao sistema. Os perfis são divididos em: Secretaria, Cartório e Gabinete.
1) Secretaria das Promotorias de Justiça (“é como se fosse uma recepção”): é a estrutura que todas as Promotorias possuem, na qual são realizadas as atividades administrativas gerais, incluindo a triagem do atendimento ao público e o recebimento de documentos. Geralmente, essa atividade é realizada por um terceirizado ou estagiário.
2) Cartório (é o nome dado à antiga Secretaria): No cartório são realizadas atividades como a autuação e o cumprimento de despachos. Via de regra essa atividade é realizada pelo servidor ministerial. Em algumas promotorias, as atividades de secretaria e Cartório são concentradas em uma única pessoa.
3) Gabinete: é o local onde se realiza a atividade fim do Ministério Público, como as manifestações e audiências. O gabinete é composto pelo Promotor de Justiça, assessores, servidores e estagiários da área jurídica.
Atenção: Apenas no ambiente de homologação existe a opção “atuar como promotor”, que foi disponibilizada para que você tenha conhecimento do fluxo completo do Sistema SIM.
Observação: É importante que você saiba que o seu acesso aos grupos no sistema SIM se dará de acordo com a sua lotação, informada pelo DEMAPE. Nas Promotorias onde haja apenas a ‘Secretaria’, o servidor que lá estiver lotado poderá acessar tanto a ‘Secretaria’, quanto o ‘Cartório’. A pedido dos Promotores de Justiça, os perfis dados aos servidores poderão ser alterados.
Os servidores do Gabinete possuirão os demais acessos da Promotoria (Secretaria e Cartórios, aos quais estiverem vinculados), os demais acessos estarão vinculados estritamente ao local em que o servidor estiver lotado.
Tenha muito cuidado com os documentos recebidos pela Promotoria. Já que existirá a necessidade de uso dos dois sistemas até que haja a efetiva implantação integral do sistema SIM, você precisará estar atento à documentação recebida pela Promotoria de Justiça.
Assim, os documentos que integrarem procedimentos investigatórios anteriores à implantação, que ainda tramitarem fisicamente, continuarão a ter os registros realizados no sistema ARQUIMEDES.
Já os novos documentos recebidos e as respostas de diligências dos procedimentos extrajudiciais eletrônicos, deverão ser digitalizados.
“Art. 14. Em caso de indisponibilidade do sistema ou situações excepcionais, devidamente justificadas por meio de relatório mensal a ser disponibilizado pela STI, poderão ser praticados atos urgentes, prioritariamente através de documentos produzidos manualmente, os quais deverão obrigatoriamente ser incluídos no sistema, imediatamente após o seu restabelecimento, certificando nos autos a devida ocorrência”.
Saiba que existe um programa de otimizador de PDF gratuito do TRT 4 que você pode utilizar para anexar os arquivos no SIM - http://www.trt14.jus.br/conversor-pdf
E o que você vai fazer com este documento depois que você digitalizar?
Você irá criar uma pasta física e todos os documentos físicos que sejam relacionados aos procedimentos que estão tramitando no SIM deverão ser nela acondicionadas.
Observações importantes sobre os documentos:
Tenha cuidado quando for registrar as partes no sistema SIM. Tente evitar os múltiplos registros que existem no Arquimedes. Os múltiplos registram dificultam muito o seu trabalho na hora de pesquisar um procedimento ou quando for emitir uma certidão negativa (“nada consta”). Saiba que é possível cadastrar um anonimato no sistema (preencha o campo com o nome “desconhecido” ou “anônimo”), o que o SIM não admite é que o campo referente à pessoa não seja preenchido.